مهمترین مطالب اصول حسابداری یک پیام نور فصل هفتم

مفهوم کاربرگ

کاربرگ ورقه ستون بندی شده ای است که به منظور فراهم آوردن اطلاعات لازم برای اصلاح حسابها، تنظیم صورتهای مالی و بستن حسابها در پایان سال مالی تهیه می شود.

کاربرگ جایگزین صورتهای مالی نیست و به عنوان نتیجه نهایی کار حسابداران نیز ارائه نمی شود بلکه وسیله ای است که جمع آوری اطلاعات لازم را برای تهیه صورتهای مالی و ثبت عملیات مربوط به اصلاح و بستن حسابها تسهیل می کند.

کاربرگ جزء مدارک رسمی یا دائمی حسابداری به شمار نمی آید و معمولا“ با مداد نوشته می شود. بنابراین، هر اشتباهی را در آن می توان قبل از تهیه صورتهای مالی پایان دوره ، به آسانی اصلاح و برطرف کرد.

کاربرگ ورقه ستون بندی شده ای است که به منظور فراهم آوردن اطلاعات لازم برای اصلاح (تعدیل) حسابها ، تهیه صورتهای مالی و بستن حسابها در پایان سال مالی تهیه می شود.

کاربرگ به بخشهای زیر تقسیم می شود :

الف) ترازآزمایشی

ب) اصلاحات

ج) ترازآزمایشی اصلاح شده

ه ) ترازنامه

مراحل تهیه کاربرگ

نوشتن عنوان

عنوان کاربرگ شامل موارد زیر است که به ترتیب در سه سطر نوشته می شود :

نام شرکت : شرکت کاکتوس

نام فرم : کاربرگ

دوره زمانی که کاربرگ برای آن مدت تهیه می شود .

ردیف

نام حساب

شماره حساب

ترازآزمایشی

اصلاحات

ترازآزمایشی ااصلاح شده

سود و زیان

تراز نامه

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

صندوق حسابهای دریافتنی موجودی کالا پیش پرداخت بیمه زمین ساختمان ماشین آلات اثاه اداری حسابهای پرداختنی سرمایه فروش کالای آخر دوره خرید هزینه حقوق هزینه تعمیرات هزینه بیمه

بد

بس

بد

بس

بد

بس

بد

بس

بد

بس

بخش ترازآزمایشی

حسابداران معمولا“ برای صرفه جویی در وقت ، ترازآزمایشی پایان دوره را در کاربرگ می نویسند. یعنی نام و مانده حسابها را مستقیما“ از دفتر کل به ستونهای بدهکار وبستانکار بخش ترازآزمایشی کاربرگ منتقل می نمایند.

بخش اصلاحات

ثبتهای اصلاحی به همان ترتیبی که در دفترروزنامه ثبت می شوند باید در ستونهای بخش اصلاحات کاربرگ درج گردد.

ستونهای بخش اصلاحات کاربرگ برای جمع آوری و ثبت این اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد .

بخش ترازآزمایشی اصلاح شده

در این مرحله، ارقام مندرج در بخش ترازآزمایشی با ارقام مندرج در بخش اصلاحات، به صورت افقی جمع جبری شده و مانده های صحیح در بخش ترازآزمایشی اصلاح شده نوشته میشود.

اگر حسابی در بخش ترازآزمایشی مانده بدهکار داشته و در بخش اصلاحات بدهکار شده باشد، این دو رقم با هم جمع می شود.

اگر حسابی در بخش ترازآزمایشی مانده بدهکار داشته و در بخش اصلاحات بستانکار شده باشد، رقم بستانکار از رقم بدهکار کسر می شود.

اگر حسابی در بخش ترازآزمایشی مانده بستانکار داشته و در بخش اصلاحات بستانکار شده باشد، این دو رقم با هم جمع می شود.

اگر حسابی در بخش ترازآزمایشی مانده بستانکار داشته و در بخش اصلاحات بدهکار شده باشد رقم بدهکار از بستانکار کسر می گردد.

بخشهای مربوط به سود وزیان و ترازنامه

دارائیها و برداشت	به ستون بدهکار بخش ترازنامه
بدهیها، سرمایه و حسابهای دارائی گاه مانند استهلاک انباشته	به ستون بستانکار بخش ترازنامه
درآمدها	به ستون بستانکار بخش سودوزیان
هزینه ها	ستون به بدهکار بخش سودوزیان

مانده گیری کاربرگ

بعد ازاین که مانده تمام حسابها از بخش ترازآزمایشی اصلاح شده به بخشهای سودوزیان و ترازنامه نقل شد، ستونهای بخش سودوزیان و ترازنامه جمع زده می شود و سودوزیان خالص دوره از مابه التفاوت جمع دو ستون بدهکار و بستانکار بخش سودوزیان به دست می آید.

اگر نتیجه عملیات شرکت زیان باشد، در بخش سودوزیان جمع ستون بدهکار (هزینه ها) بیشتر از ستون (درآمدها) خواهد شد.

بعد از تعیین سود یا زیان در بخش سودوزیان کاربرگ و انتقال آن به بخش ترازنامه،جمع عمودی ستونهای بدهکار و بستانکار بخشهای سودوزیان و ترازنامه تعیین و ذیل آن دو خط موازی کشیده می شود.

نوشتن عنوان کاربرگ

عنوان کاربرگ به صورت زیر نوشته می شود :

شرکت کاکتوس

کاربرگ

برای سال مالی منتهی به 29/12/1381

تهیه بخش ترازآزمایشی

بخش ترازآزمایشی کاربرگ دقیقا“ همان ترازآزمایشی اصلاح نشده شرکت است که قبل از انجام ثبتهای اصلاحی از طریق مانده گیری حسابهای دفتر کل شرکت به دست می آید.

تهیه و تنظیم بخش اصلاحات

با توجه به اطلاعات موجود در ارتباط با شرکت کاکتوس اصلاحات لازم در دفترروزنامه شرکت در پایان سال به صورت زیر می باشد.

تهیه بخش ترازآزمایشی اصلاح شده

در این بخش، ارقام مندرج در بخش ترازآزمایشی با ارقام مندرج در بخش اصلاحات،جمع بندی شده و مانده های صحیح در بخش ترازآزمایشی اصلاح شده نوشته می شود.

تهیه وتنظیم بخش مربوط به سود زیان و ترازنامه

این مرحله حسابها به دو دسته (1) حسابهای موقت و (2) حسابهای دائم طبقه بندی شده و حسابهای موقت به بخش سودوزیان و حسابهای دائم به بخش ترازنامه منتقل می شوند.

مانده گیری کاربرگ

بعد ازاین که مانده تمام حسابها از بخش ترازآزمایشی اصلاح شده به بخشهای سودوزیان وترازنامه نقل شد، ستونهای بخش سودوزیان و ترازنامه جمع زده و سود خالص دوره از مابه التفاوت جمع دو ستون بدهکار و بستانکار بخش سود وزیان به دست آمده است.

تهیه صورتهای مالی بر مبنای کاربرگ

تهیه صورتهای مالی از روی کاربرگ بسیار ساده است، زیرا تمام اطلاعات لازم برای تهیه صورت سود وزیان و ترازنامه قبلا“ در آن فراهم شده است.

صورت سود وزیان

صورت سود وزیان مستقیما“ از اطلاعات مندرج در بخش سود وزیان کاربرگ تهیه می شود.

صورت تغییرات سرمایه

برای نشان دادن تغییرات سرمایه در طول دوره معین، از صورت تغییرات سرمایه و یا صورت حساب سرمایه استفاده می شود. صورت تغییرات سرمایه را می توان مستقیما“ از کاربرگ تهیه کرد.

تراز نامه

در تهیه صورتهای مالی چون رقم سود خالص برای تهیه تغییرات سرمایه نیاز است، معمولا“ به ترتیب صورت سود وزیان ،صورت تغییرات سرمایه و در نهایت ترازنامه تهیه می گردد، زیرا مانده سرمایه پایان دوره برای تهیه ترازنامه ضروری است.

ثبتهای اصلاحی بعد از آخرین ثبت عادی در دفتر روزنامه نوشته می شود. معمولا“ حسابداران ترجیح می دهند که ثبتهای اصلاحی را از سایرثبتهای دفترروزنامه جدا کنند.

پس از این که ثبتهای اصلاحی به دفتر منتقل شدند،مانده حسابهای دفتر کل باید با مانده حسابهای منعکس در ستونهای ترازآزمایشی اصلاح شده مطابقت نماید.

اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل

ثبتهای که در ستون اصلاحات کاربرگ آمده است باید ابتدا در دفترروزنامه نوشته شده و سپس به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل گردد.

بستن حسابهای موقت با اتکاء بر کاربرگ

یکی از کارهای حسابداران در پایان دوره مالی، بستن حسابهای موقت است. این کار به منظور انتقال نتایج عملیات به حساب سرمایه و رساندن مانده حسابهای درآمد و هزینه به صفر انجام می شود.

به منظور انتقال نتایج عملیات به حساب سرمایه و رساندن مانده حسابهای درآمد و هزینه به صفر،در پایان سال مالی حسابهای موقت بسته می شوند.

بستن حسابهای درآمد

حسابهای درآمد مانده بستانکار دارند، در نتیجه در ستون بستانکار بخش سود و زیان کاربرگ منعکس شده اند.

بستن حسابهای درآمد به معنای انتقال مانده بستانکار این حسابها به حساب خلاصه سود وزیان است.

بستن حساب خرید و حسابهای هزینه

حساب خرید و حسابهای هزینه مانده بدهکار دارند ونتیجتا“ درستون بدهکار بخش سودو زیان کاربرگ منعکس شده اند

بستن حساب خرید و حسابهای هزینه به معنای انتقال مانده بدهکار این حسابها به حساب خلاصه سود وزیان است .

بستن حساب خلاصه سود وزیان

پس از اینکه حسابهای درآمد (فروش)، خرید و هزینه ها بسته شد و مانده آنها به حساب خلاصه سود و زیان انتقال یافت، مانده حساب خلاصه سودوزیان در صورتی که بستانکار باشد، منعکس کننده سود و در صورتی که بدهکار باشد منعکس کننده زیان خالص دوره است.

در صورتی که عملیات موسسه طی دوره منجر به سود خالص شده باشد، مانده حساب خلاصه سود وزیان بستانکار خواهد بود در این صورت برای بستن حساب خلاصه سود وزیان ، این حساب را بدهکار و حساب سرمایه را بستانکار می نماییم .

بستن حساب برداشت

باید توجه داشت که برداشت پول یا سایر دارائیها توسط صاحب سرمایه، هزینه موسسه به حساب نمی آید،بنابراین نقشی در تعیین سود خالص دوره مالی ندارد.

برداشت توسط صاحب سرمایه هزینه به حساب نمی آید از این رو، به جای این که به حساب خلاصه سود وزیان بسته شود ، مستقیما“ به حساب سرمایه انتقال می یابد.

برای بستن حساب برداشت، این حساب را بستانکار وحساب سرمایه را بدهکار می نماییم.

تهیه ترازآزمایشی اختتامی

حسابهایی را در پایان دوره مالی بسته نمی شوند، اصطلاحا“ حسابهای دائمی یا حسابهای باز می گویند.

ترازآزمایشی اختتامی فهرستی از مانده حسابهای دائمی یعنی حسابهای دارائی، بدهی و سرمایه است. ترازآزمایشی اختتامی هنگامی توازن خواهد داشت که عملیات مربوط به اصلاح و بستن حسابها به درستی در دفترروزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل شده باشد.